La Comunicación Interna en la Empresa Pachuca De Soto HG

En las prácticas de mercado, la tendencia es generar departamentos de comunicación interna cuando la organización crece, sobre todo en cantidad de empleados. Aquí todo sobre la comunicación interna en las empresas...

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La Comunicación Interna en la Empresa

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Cuando aumenta la nómina, crece la dimensión Institucional y aumenta con ella la complejidad de la comunicación laboral. Es por eso que las grandes organizaciones, empresas multinacionales y organismos públicos suelen generar esta área. El objetivo principal es asegurar la alineación de la gente, ya que el crecimiento hace perder escala humana.

En cambio, las organizaciones medianas, o con menor cantidad de empleados, no generan departamentos especialistas. Cuando buscan profesionalizar su comunicación, la tendencia es hacerlo transversalmente, en todas las áreas.
Las relaciones humanas en cualquier contexto tienen como soporte básico la comunicación. Si facilitamos los mecanismos para que se produzca de forma natural y, además, hacemos que esta comunicación se desarrolle en la organización, en un clima ético y de libertad, habremos dado el primer y más importante paso de cuantas actividades se nos presentan en el mundo empresarial.

En una organización se generan múltiples mensajes que se repiten en la forma e incluso en los contenidos. Estas redundancias surgen de ciertas normas implícitas que sintetizan, en un momento determinado, el peso de las tradiciones y la historia, el estilo de mando, el tipo de cultura, el quehacer cotidiano, etc. Es en cierto modo una forma de aprendizaje por mimetismo, basado en la teoría de la conversación. Todo esto configura un discurso propio y un modo propio de hacer las cosas en cada empresa.

Por tanto, la organización no puede existir sin comunicación, de manera que podemos establecer también, que la comunicación no puede suceder sin la existencia de mensajes, sean estos verbales o no. Se abre, entonces, una nueva forma de análisis de la comunicación interna que está tomando cuerpo cada vez más donde el mensaje se constituye en el eje central de la comunicación organizacional.

¿Cómo mejorar la comunicación interna de mi empresa?

Evaluando constantemente el grado de implicación de los empleados con la cultura corporativa a través de estudios de clima laboral para diagnosticar cómo es la comunicación interna en su empresa.

Diseñando, planificando e implantando herramientas de información interna que faciliten a las personas conocer qué se espera de ellos y cuál es el objetivo común que la empresa espera conseguir a través de su trabajo: manuales de acogida, memoria, memorándums, etcétera.

Evaluando periódicamente el diseño y el desarrollo de las herramientas de comunicación así como los canales de comunicación destinados para ellos, sean formales o informales.

Utilizando las tecnologías como canal de transmisión de información entre las distintas áreas de la empresa para promover la gestión del conocimiento: intranet, newsletter, publicaciones electrónicas, portal del Empleado, blogs corporativos, etc.

Diseñando contenidos estratégicos para los sitios web y publicaciones electrónicas.

Anticipando posibles problemas de comunicación interna, para superar situaciones de crisis y procesos que impliquen un cambio cultural u operativo dentro de la empresa.

Mucha gente se pregunta para qué sirve la comunicación interna. La inquietud es totalmente válida. Los comunicadores tenemos que explicar con precisión los alcances de nuestra actividad profesional y los beneficios que podemos brindarle a una organización. Cuanto más claros seamos, más puertas se nos van a abrir.

Las siete dimensiones son:

Esencial: Que la organización exista.
Operativa: Que la gente sepa hacer su trabajo.
Estratégica: Que sepa por qué debe hacerlo.
Valorativa: Que sepa cómo debe hacerlo.
Motivacional: Que quiera hacerlo.
Aprendizaje: Que sepa cómo lo está haciendo.
Inteligencia: Que proponga cómo hacerlo mejor.

La comunicación forma parte de las relaciones humanas y, por tanto, es esencial en una organización de personas como es la empresa. La empresa familiar tiene unas características propias que hacen que la comunicación interna tenga aún mayor importancia, si cabe, porque a las relaciones entre los empleados hay que sumarle las relaciones entre los miembros de la familia propietaria.

En una organización se generan múltiples mensajes que se repiten en la forma e incluso en los contenidos. Estas redundancias surgen de ciertas normas implícitas que sintetizan, en un momento determinado, el peso de las tradiciones y la historia, el estilo de mando, el tipo de cultura, el quehacer cotidiano, etc. Es en cierto modo una forma de aprendizaje por mimetismo, basado en la teoría de la conversación. Todo esto configura un discurso propio y un modo propio de hacer las cosas en cada empresa.

Por tanto, la organización no puede existir sin comunicación, de manera que podemos establecer también que la comunicación no puede suceder sin la existencia de mensajes, sean estos verbales o no. Se abre, entonces, una nueva forma de análisis de la comunicación interna que está tomando cuerpo cada vez más donde el mensaje se constituye en el eje central de la comunicación organizacional.

Por eso, creo que el gran desafío de la comunicación interna no pasa tanto por la cualidad del mensaje, si el contenido es positivo o negativo, sino por la sinceridad y la coherencia entre:

• Lo que se dice y lo que hace.

• El mensaje y el modo de comunicarlo.

• Lo que se pretende comunicar y lo que se comunica realmente.

• Lo que se comunica hacia afuera y hacia adentro.
Por tanto, cuando haya que definir los objetivos del plan de comunicación, recordemos que pueden ser:

• Operativos: dirigidos a los aspectos funcionales de la organización, al saber hacer la tarea, a la coordinación de acciones, a la reducción de la distorsión de la información.

• Motivacionales: aquellos que impactan no en la tarea sino en cómo se hace la tarea, en el comportamiento del personal, y que están dirigidos a construir la identidad, la cultura, la motivación, el consenso, la participación, la socialización, etc.

Entonces la comunicación no es una varita mágica que por sí sola puede lograr algo. Al igual que en la vida, el individualismo no permite construir a largo plazo, y menos en el sistémico mundo de las organizaciones. Por eso, antes de hacer ninguna promesa, es importante saber que un plan de comunicación interna puede ser perfecto, pero que su éxito o su fracaso no dependen, de forma exclusiva, de su correcta implantación.

Atrás quedan tiempos en que, ignorándose este aspecto, se funcionó con frecuencia en esquemas de "ordeno y mando" exclusivamente. Pero, incluso con esta forma de dirigir, sin una buena comunicación vertical y hacia abajo no se obtendrían resultados positivos.

Hoy en día se atiende a criterios de más participación e integración de todos en la empresa. Todos vamos en el mismo barco. Se requiere un capitán, unos oficiales y una marinería.

Toda empresa, para una buena gestión, ha de funcionar con planes y objetivos a lograr. Aplicará, después, todos los recursos humanos, materiales y económicos necesarios para conseguir alcanzar esos objetivos fijados.

La comunicación interna es imprescindible para que todo el personal de la empresa, al nivel que sea necesario, conozca cuáles son esos planes, esos objetivos a alcanzar y su grado de participación y esfuerzo en esa tarea.

Si no existe comunicación interna o ésta no es la adecuada, el personal no sabrá a donde se dirige el barco, la ruta a seguir y que se espera aporte cada cual. Esta situación, normalmente, inviabilizará los planes y oscurecerá los objetivos a alcanzar

Cuando se utiliza para la comunicación interna, permite:

• planificarla adecuadamente
• reunir a varias personas a la vez
• escoger selectivamente a los asistentes
• exponer claramente los mensajes
• dar todas las aclaraciones adecuadas de la información a transmitir
• adecuar el nivel de la información a los asistentes
• graduar la información transmitida de acuerdo con la asimilación de los asistentes
• formular preguntas
• verificar la buena comprensión de las informaciones transmitidas
• evaluar el nivel de percepción de la información transmitida
• chequear el grado de aceptación y la reacción de los asistentes
• posibilitar modificaciones o ampliaciones de la información transmitida a instancia de los asistentes
• gran flexibilidad en la exposición
• recibir, sobre la marcha, comentarios, sugerencias y opiniones de los asistentes
• motivar colectivamente
• aglutinar a los asistentes alrededor del mensaje
• potenciar el liderazgo de la dirección

La reunión individual permite:

• personalizar la información a transmitir
• matizar y cribar más o menos la información
• la máxima flexibilidad en la comunicación
• escuchar al interlocutor
• conocer sus opiniones y sugerencias
• poder hablar con mayor libertad sobre el impacto de la información

Una publicación interna se caracteriza por:

• lo que está escrito puede releerse y comprender mejor
• se puede guardar para consultar en cualquier momento
• solo se informa cada cierto tiempo, de acuerdo con la periodicidad de la publicación
• existe una gran limitación de espacio
• no toda la información que quiera dar la Dirección es publicable
• la información ha de ser única y la misma para todos
• puede trascender al exterior de la empresa sin control
• permite fotografías, gráficos y un diseño más atractivo para el lector
• se puede captar bien su atención
• corre el riesgo de no ser leída
Teniendo en cuenta está función principal, podríamos afirmar que la comunicación interna permite:
.
Construir una identidad de la empresa en un clima de confianza y motivación.
Profundizar en el conocimiento de la empresa como entidad.
Romper departamentos estancados respecto a actividades aparentemente independientes, pero que hacen que se bloqueen entre sí.
Informar individualmente a los empleados.
Hacer públicos los logros conseguidos por la empresa.
Permitirle a cada uno expresarse ante la dirección general, y esto cualquiera que sea su posición en la escala jerárquica de la organización.
Promover una comunicación a todas las escalas.

Cada tipo de comunicación requiere de unas herramientas diferentes de comunicación. Por ejemplo, entre las herramientas de comunicación descendente encontramos:
Tablones de anuncios.
Periódico interno.
Carta al personal.
Jornada de puertas abiertas.
Reuniones de información.
Entrevista individual.

Los diferentes estudios realizados respecto a la comunicación interna coinciden en que la mejor forma de comunicación descendente es la relación personal, seguida muy a la par de la utilización de soportes digitales y escritos.

De: Gabriela Toro

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